Verificación del derecho a trabajar: Qué hacer si una persona no puede proporcionar sus documentos que acrediten su derecho a trabajar o mostrar su estatus migratorio en línea
Como empleador, debe asegurarse de que sus empleados actuales —o cualquier posible contratación— tengan permiso para trabajar en su empresa. El sitio web GOV.UK ofrece una lista de verificación sobre el derecho laboral de los empleadores, que describe tres tipos de comprobaciones que puede realizar para determinar si una persona tiene derecho a trabajar.
Sin embargo, puede haber circunstancias en las que un empleado actual o potencial no pueda proporcionarle sus documentos que acrediten su derecho a trabajar o un código para la verificación en línea. Esto puede ocurrir si tiene una solicitud, apelación o revisión pendiente con el Ministerio del Interior.
Este blog describirá los pasos que debe seguir como empleador para determinar si una persona tiene derecho a trabajar mientras ha solicitado un permiso de trabajo y está a la espera de una decisión del Ministerio del Interior.
Servicio de Verificación de Empleadores (ECS): ¿Qué es?
En los casos en que una persona no pueda proporcionarle su documento que acredite su derecho a trabajar o mostrar su estatus migratorio en línea debido a una solicitud, apelación o revisión pendiente ante el Ministerio del Interior, deberá utilizar el Servicio de Verificación para Empleadores. Este servicio le permite consultar el posible estatus migratorio de la persona y le ayuda a establecer una justificación legal para poder contratarla.
También puede utilizar este servicio si una persona no puede mostrar su documento de derecho al trabajo o compartir el código, por ejemplo:
- Esta persona llegó al Reino Unido antes de 1988 y no posee documentos que acrediten su estatus migratorio ni su derecho a trabajar
- La persona está teniendo problemas técnicos para obtener un código de acceso compartido que le permita demostrar su derecho a trabajar.
- Usted, como empleador, no puede utilizar un servicio digital para verificar su derecho a trabajar debido a un problema técnico.
¿Cuándo debo presentar una solicitud al ECS?
En primer lugar, debe esperar al menos 14 días naturales después de que la solicitud, apelación o revisión se haya entregado/enviado por correo al Ministerio del Interior/al tribunal antes de realizar una solicitud al Servicio de Verificación de Empleadores. Esto se debe a que la mayoría de los casos pueden tardar un tiempo en registrarse en el Ministerio del Interior. A veces, si espera 14 días después de que se haya presentado la solicitud, la fecha de vencimiento del permiso de residencia de su empleado ya habrá pasado. Sin embargo, siempre que su empleado le haya proporcionado pruebas de haber presentado una solicitud, tendrá un período de gracia de 28 días a partir de la fecha de vencimiento de su permiso de residencia (véase más abajo), lo que significa que puede seguir empleándolo sin interrupciones mientras espera una respuesta del ECS.
No debe ponerse en contacto con la ECS si el empleo comenzó antes del 29 de febrero de 2008 y ha sido continuo desde entonces, ya que recibirá una Notificación de Verificación Negativa porque este empleo queda fuera del ámbito de aplicación del régimen de sanciones civiles. Esta notificación no le obliga a tomar ninguna medida ni indica que la persona no tenga la autorización necesaria para trabajar.
¿Qué información necesito antes de enviar una solicitud al ECS?
Antes de enviar una solicitud al ECS, deberá recopilar la siguiente información de su empleado actual o posible empleado:
- Nombre completo
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Título del puesto (o título del puesto propuesto)
- El número de horas que trabajan/trabajarán por semana
- Dirección particular en el Reino Unido
Si usted está presentando una solicitud porque la persona declaró que tiene una Tarjeta de Registro de Solicitud o un Certificado de Solicitud (CoA), también debe ver la versión original de cualquiera de estos documentos
También deberá proporcionar el nombre de su empresa, el tipo de empresa y su información de contacto como parte de la solicitud.
Qué esperar después de enviar una solicitud al ECS
Tras recibir una solicitud válida, el Servicio de Verificación de Empleadores (ECS, por sus siglas en inglés) se compromete a proporcionar una respuesta en un plazo de 5 días hábiles.
Debe informar a su empleado actual o potencial que está realizando esta verificación sobre él.
Si recibe una Notificación de Verificación Positiva (PVN), significa que se le ha otorgado una exención legal por un período de 6 meses a partir de la fecha especificada en la notificación, lo que confirma que la persona está autorizada para realizar el tipo de trabajo en cuestión. La información proporcionada indicará claramente si se requiere una verificación adicional y, de ser así, cuándo debe realizarse. Por lo tanto, es su responsabilidad conservar un registro de estas fechas.
Por el contrario, una Notificación de Verificación Negativa (NVN) confirma que la persona no tiene derecho a trabajar según la ECS. Es importante tener en cuenta que, si recibe esta notificación, no tendrá una justificación legal.
Además, debe conservar un registro de todos los documentos que haya revisado. GOV.UK ofrece orientación sobre cómo conservar las pruebas.
¿Qué debo hacer si el caso de mi empleado ha sido resuelto y se le ha concedido permiso para permanecer en el puesto?
Si, durante el período de gracia de 28 días posterior al vencimiento de su derecho a trabajar, o dentro del período de 6 meses del PVN, su empleado le informa que el Ministerio del Interior ha tomado una decisión sobre su caso y le ha otorgado permiso para permanecer en el país, usted mantendrá una justificación legal, que será válida mientras realiza una verificación del derecho a trabajar de la manera habitual, siempre que el resultado confirme que tiene derecho a trabajar en el puesto para el que lo está contratando.
¿Qué debo hacer si el derecho a trabajar de mi empleado actual o potencial está a punto de expirar?
Para los empleados actuales
Para los empleados actuales, es su responsabilidad realizar las comprobaciones necesarias antes de que expire su permiso de trabajo. Sin embargo, si su permiso está a punto de expirar, no se preocupe. Su justificación legal se mantendrá vigente hasta 28 días naturales después de la fecha de vencimiento (también conocido como período de gracia de 28 días). Durante este tiempo, puede utilizar el Servicio de Verificación del Empleador (ECS) para obtener una Notificación de Verificación Positiva (PVN) y confirmar que aún dispone de la justificación legal.
Tenga en cuenta que el período de gracia finalizará antes de que transcurran los 28 días si recibe una notificación de verificación negativa del ECS.
Empleados potenciales
El período de gracia de 28 días no se aplica a las verificaciones realizadas antes del inicio del empleo, lo que significa que si el derecho a trabajar de un posible empleado ha expirado o está a punto de expirar antes de que comience a trabajar para usted, debería considerar retrasar la fecha de inicio del empleo hasta que pueda realizar una verificación del derecho a trabajar o enviar una verificación utilizando el ECS.
¿Tiene alguna otra pregunta?
Entendemos que esta es un área compleja del derecho y que las consecuencias del incumplimiento de las verificaciones del derecho a trabajar pueden ser preocupantes. En OTB Legal estamos para ayudarle y con gusto responderemos a todas sus preguntas. No dude en llamarnos, enviarnos un correo electrónico o reservar una cita con nosotros a continuación.
