O cumprimento da licença de patrocínio é vital se pretende manter a sua força de trabalho patrocinada.
A cada trimestre, o Ministério do Interior publica os seus dados de transparência. Estes dados mostram uma tendência geral de aumento tanto nas suspensões como nas revogações em 2025 e 2026.
A conformidade é fundamental, agora mais do que nunca!
O Ministério do Interior tem o poder de realizar auditorias de conformidade presenciais sem aviso prévio, além de possuir infraestruturas de partilha de dados com a Receita e Alfândega do Reino Unido (HM Revenue and Customs), e estamos a observar um aumento das ações de conformidade e das penalizações civis com base no sistema PAYE (Pay As You Earn).
Como se preparar para uma auditoria de conformidade da licença de patrocinador do Ministério do Interior em 2026
Como patrocinador, tem cinco deveres principais, que são:
- Relatórios
- Registro de informações
- Cumprimento das leis de imigração
- Em conformidade com as leis mais amplas do Reino Unido
- Não se envolver em comportamentos que não sejam benéficos para o bem comum
Numa auditoria, o Ministério do Interior pode verificar o seu portal SMS (Gestão de Patrocinadores), os seus registos de trabalhadores patrocinados e os seus sistemas/processos de RH.
Relatórios
O primeiro passo na preparação para uma auditoria deve ser a revisão minuciosa da sua licença e de quaisquer Certificados de Patrocínio, verificando se todas as informações estão corretas e atualizadas. Caso encontre alguma alteração que já tenha sido comunicada, faça os relatórios correspondentes
Como patrocinador, tem a obrigação de informar no portal SMS quando determinadas circunstâncias comerciais ou pessoais dos trabalhadores sofrem alterações. A regra geral é que as alterações relacionadas com o negócio devem ser comunicadas no prazo de 20 dias úteis, e as alterações nas circunstâncias dos trabalhadores patrocinados devem ser comunicadas no prazo de 10 dias úteis.
A falta de relatórios precisos e entregues dentro do prazo constitui uma violação das suas obrigações enquanto patrocinador. Violações graves ou repetidas podem resultar em medidas de fiscalização por parte do Ministério do Interior.
Ao verificar o SMS, alguns pontos-chave a considerar são:
- O seu pessoal-chave: Gabinete de Autorização, utilizadores de Nível 1 e Contacto Principal. Certifique-se de que os seus dados estão atualizados e que estas pessoas continuam a ser os membros mais adequados da sua organização para lidar com a licença
- O endereço da sua empresa está atualizado e correto?
- Qual o cargo dos seus colaboradores? Foram promovidos desde que foram patrocinados?
- Horário de trabalho e salário dos seus colaboradores
Esta lista não é exaustiva; o guia completo pode ser encontrado aqui.
Para garantir a conformidade contínua, recomendamos que reserve algum tempo na sua agenda para aceder ao sistema mensalmente e manter-se atualizado sobre quaisquer alterações.
Registro de informações
O segundo passo é verificar e organizar a sua documentação para a inspeção do Ministério do Interior.
Os patrocinadores devem manter determinados registos relativos tanto à licença como aos trabalhadores patrocinados. Estes documentos devem ser guardados durante pelo menos um ano após o fim do patrocínio do trabalhador. Alguns dos documentos que precisa de guardar são os seguintes:
- Verificações do direito ao trabalho
- Datas de verificação de entrada
- Evidências de recrutamento
- Comprovativo de pagamento do salário dos trabalhadores patrocinados
- Evidência do nível de habilidade
- Ficheiro pessoal do trabalhador: incluindo dados de contacto, morada, número de segurança social, faltas ao trabalho e contrato de trabalho
Esta não é uma lista exaustiva.
Certifique-se de que tem processos e sistemas adequados em vigor para garantir a recolha e armazenamento das informações necessárias.
Por exemplo, pede aos seus colaboradores que atualizem as suas informações de contacto anualmente? Regista centralmente as datas de vencimento das férias para realizar novas verificações de direito ao trabalho? Como monitoriza as ausências?
A OTB Legal oferece uma gama de serviços, incluindo a realização de uma auditoria simulada. Um dos principais aspetos desta simulação é a verificação dos seus documentos. Esta análise profissional independente pode ajudá-lo a identificar inconsistências ou relatórios que possam ter passado despercebidos. Utilize o link abaixo para agendar uma consulta gratuita e discutir o assunto com mais detalhe.
Preparação para entrevistas
O terceiro passo seria preparar a sua equipa para possíveis perguntas que possam ser feitas, para que se sintam à vontade para a entrevista propriamente dita. O Ministério do Interior pode entrevistar os seus funcionários durante a auditoria.
Compreendemos que, especialmente para os trabalhadores qualificados com dificuldades de comunicação devido a barreiras linguísticas, o processo de entrevista pode ser intimidante. Como parte do nosso serviço de simulação de auditoria, podemos entrevistar membros da equipa para que estejam preparados para o que esperar do Ministério do Interior.
Possíveis questões que podem ser colocadas:
- Qual é a sua política de recrutamento?
- Como controla as férias anuais?
- Onde guarda as suas políticas e procedimentos?
Como passar por uma auditoria de conformidade da licença de patrocinador do Ministério do Interior
Para passar por uma auditoria do Ministério do Interior, os seus principais funcionários devem ter um bom conhecimento das responsabilidades inerentes às obrigações de patrocinador. Após compreender o âmbito destas obrigações, deve implementar sistemas para garantir o seu cumprimento.
Durante a auditoria, o Ministério do Interior verificará os seus documentos e sistemas. Para ser aprovado, terá de garantir que tudo está consistente e em ordem. A preparação e a conformidade contínua são essenciais. Se tiver as verificações adequadas implementadas antes de uma auditoria sem aviso prévio, não terá de correr contra o tempo para organizar os seus documentos de última hora.
Se recebeu uma notificação de auditoria e gostaria de ajuda para se preparar, a OTB Legal terá todo o gosto em auxiliá-lo. Caso ainda não tenha sido notificado sobre uma auditoria, mas deseje preparar-se, podemos realizar uma simulação de auditoria a qualquer momento. Isto é útil para testar a robustez do seu sistema e também proporciona uma formação valiosa aos gestores sobre o que se espera deles.
Se o Ministério do Interior não estiver convencido de que a sua empresa está a cumprir de forma responsável as obrigações da sua licença de patrocinador, tem poderes para..
- Reduza a sua alocação de COS
- Faça o downgrade da sua licença
- Suspender sua licença
- Revogar sua licença
- Cancele a autorização dos seus trabalhadores patrocinados
- Denunciar à polícia ou às autoridades competentes
Em caso de alguma das situações acima referidas, recomendamos que procure aconselhamento jurídico urgente.
Como manter a conformidade
As verificações regulares são muito importantes. Recomendamos auditorias periódicas. Certifique-se de que é proativo em relação à conformidade e de que está atento a quaisquer alterações que devam ser comunicadas, seja à empresa ou aos colaboradores.
Algumas ações a considerar:
- Diário de revisões regulares
- Registe as verificações de direito ao trabalho e configure alertas para as datas de validade dos vistos
- Contrate serviços de auditoria simulada ou de verificação de conformidade
- Conheça as suas obrigações como patrocinador e mantenha-se atualizado sobre quaisquer alterações ou atualizações
Como a OTB Legal pode ajudar no cumprimento da licença de patrocinador
Na OTB Legal, oferecemos diversos serviços para ajudar as empresas a manterem a sua Licença de Patrocínio. Oferecemos um Pacote de Conformidade que fornece à sua empresa todas as informações necessárias para manter a sua Licença de Patrocínio com sucesso e detalha as obrigações que tem como titular da licença. Também oferecemos Auditorias de Conformidade, nas quais auditamos os seus sistemas de RH e prestamos consultoria sobre como cumprir as suas obrigações. O serviço de auditoria inclui: identificação de documentos em falta ou necessidade de aperfeiçoamento dos seus procedimentos em função das frequentes alterações das regras de imigração; uma revisão crucial de todos os Procedimentos de Recursos Humanos; uma revisão dos documentos dos colaboradores para garantir o cumprimento contínuo das obrigações da sua licença de patrocinador; consultoria e assistência em entrevistas de conformidade com o UKVI (Serviço de Imigração e Vistos do Reino Unido); e, por fim, uma revisão do pessoal-chave e da adequação da sua licença atual ao seu negócio.
Se tiver dúvidas sobre a conformidade da sua Licença de Patrocínio ou desejar preparar a sua empresa adequadamente para uma auditoria de conformidade da Licença de Patrocínio do Ministério do Interior, pode agendar uma consulta inicial gratuita com os nossos advogados especializados clicando no botão abaixo:
