OTB قانونی رازداری کی پالیسی

OTB لیگل لمیٹڈ آپ کے ذاتی ڈیٹا کا کنٹرولر اور ذمہ دار ہے اور ہم سے hello@otb.legal۔ اگر آپ کو اپنے رازداری کے حقوق کے بارے میں کوئی سوال ہے یا یہ رازداری کا نوٹس عملی طور پر کیسے کام کرتا ہے تو آپ مارکس ورتھنگٹن سے رابطہ کر سکتے ہیں جو ہمارے ڈیٹا پروٹیکشن مینیجر (DPM) ہیں marcus@otb.legal۔ ہم سے Creative House, Unit 1, Chase Park, Daleside Road, Nottingham NG2 4GT پر بھی رابطہ کیا جا سکتا ہے جو ہمارا رجسٹرڈ پتہ ہے۔ ہمارے لیے یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کا ذاتی ڈیٹا درست اور تازہ ترین ہے یہ ضروری ہے کہ آپ ہمیں اپنے ذاتی ڈیٹا میں ہونے والی کسی بھی تبدیلی کے بارے میں بتائیں۔

آپ کو کسی بھی مسئلے کو انفارمیشن کمشنر آفس (ICO) سے رجوع کرنے کا حق حاصل ہے لیکن آپ سے گزارش ہے کہ آپ ہمیں کسی بھی مسئلے کو حل کرنے کا موقع دیں۔.

ہماری ویب سائٹ میں دوسری ویب سائٹس یا تھرڈ پارٹی ایپلی کیشنز کے لنکس ہو سکتے ہیں جس کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ آپ کا ذاتی ڈیٹا دوسروں کے ذریعے جمع کیا جا سکتا ہے۔ چونکہ ہم فریق ثالث کی ویب سائٹس یا ایپلیکیشنز کو کنٹرول نہیں کرتے ہیں ہم تمام صارفین سے گزارش کریں گے کہ ان کے لیے پرائیویسی نوٹس پڑھیں کیونکہ ہم کوئی ذمہ داری قبول نہیں کر سکتے۔.

یہ ضروری ہے کہ آپ اس ڈیٹا کو جانیں جو ہم آپ کے بارے میں جمع کرتے ہیں تاکہ آپ فیصلہ کر سکیں کہ آیا آپ ہماری ویب سائٹ استعمال کرنا چاہتے ہیں، ہم سے رابطہ کرنا چاہتے ہیں یا قانونی خدمات خریدنا چاہتے ہیں۔.

ذاتی ڈیٹا وہ معلومات ہے جو کسی شناخت شدہ یا قابل شناخت فرد سے متعلق ہے لیکن اس میں گمنام ڈیٹا شامل نہیں ہے۔.

ڈیٹا کی اقسام جن میں ہم جمع کر سکتے ہیں۔

• آپ کی شناخت کے بارے میں معلومات جیسے نام، تاریخ پیدائش، پتہ، ای میل پتہ اور فون نمبر۔.
• ہماری ویب سائٹ کے آپ کے استعمال کے بارے میں تکنیکی اور استعمال کا ڈیٹا جیسے IP ایڈریس، براؤزر کی قسم، آپریٹنگ سسٹم وغیرہ
• مارکیٹنگ کا ڈیٹا جیسے کہ آپ کی ترجیحات ہم سے مستقبل کے مواصلات کے لیے۔.
• ہم صرف آپ کے بارے میں ذاتی ڈیٹا کے کسی بھی خصوصی زمرے کو اکٹھا کریں گے (مثلاً مذہبی خیالات، جنسی رجحان، صحت کی معلومات وغیرہ) جہاں یہ براہ راست آپ کی طرف سے اس خدمت کے سلسلے میں فراہم کی جاتی ہے جسے آپ ہم سے فراہم کرنا چاہتے ہیں۔.

امیگریشن وکلاء کی حیثیت سے یہ ضروری ہے کہ ہمارے پاس تمام متعلقہ ذاتی اور خصوصی زمروں کا ڈیٹا موجود ہو تاکہ آپ کو آپ کی امیگریشن کی حیثیت کے بارے میں مکمل مشورہ دے سکیں اور آپ کے لیے درخواستیں دیں۔ ہم آپ کی ہدایات کے حصے کے طور پر آپ کے ساتھ اس پر تبادلہ خیال کریں گے لیکن اس بات کا امکان ہے کہ اگر آپ کی طرف سے متعلقہ معلومات فراہم نہیں کی جاتی ہیں تو ہم آپ کو مکمل طور پر مشورہ دینے (یا بالکل بھی عمل کرنے) کے قابل نہیں ہوسکتے ہیں۔.

ہم آپ سے مختلف طریقوں سے ڈیٹا اکٹھا کریں گے جو آپ کے ساتھ ہماری بات چیت کی نوعیت پر منحصر ہے۔ یہ یا تو براہ راست بات چیت کے ذریعے ہو سکتا ہے جیسے کہ کسی معاملے پر آپ کے ساتھ خط و کتابت کرنا، نئی کاروباری پوچھ گچھ پر شناخت کی تفصیلات کی درخواست کرنا، ہماری ویب سائٹ جیسے گوگل پر تیسری پارٹی کی ایپلی کیشنز کے ذریعے یا مارکیٹنگ کمیونیکیشن ٹولز کے ذریعے۔.

ہم ہمیشہ اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ ہمارے پاس آپ کے ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی قانونی وجوہات ہیں۔.

یہ عام طور پر مندرجہ ذیل حالات میں ہوگا جیسا کہ جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن کے ذریعہ بیان کیا گیا ہے:

• جہاں ہمیں وہ معاہدہ کرنے کی ضرورت ہے جس میں ہم داخل ہونے والے ہیں یا آپ کے ساتھ کیا گیا ہے۔.
• جہاں یہ ہمارے جائز مفادات (یا کسی تیسرے فریق کے) کے لیے ضروری ہے اور آپ کے مفادات اور بنیادی حقوق ان مفادات کو زیر نہیں کرتے ہیں۔.
• جہاں ہمیں قانونی یا ریگولیٹری ذمہ داری کی تعمیل کرنے کی ضرورت ہے۔.
• جہاں آپ نے ہمیں اپنے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کے لیے رضامندی دی ہے، بنیادی طور پر فریق ثالث کو معلومات کے افشاء کے سلسلے میں، اور ای میل یا ٹیکسٹ میسج کے ذریعے آپ کو تیسرے فریق کی براہ راست مارکیٹنگ مواصلات بھیجنے کے لیے۔ آپ کو ہم سے رابطہ کرکے کسی بھی وقت مارکیٹنگ کی رضامندی واپس لینے کا حق ہے۔.

ہم آپ کے ڈیٹا پر کارروائی کرنے کے مقصد اور قانونی وجہ کے بارے میں بھی واضح کریں گے۔ ذیل میں ہر ایک سرگرمی کی قانونی بنیاد اور ہمارے جائز مفادات کو مناسب ثابت کرنے کے لیے مزید معلومات کا تعین کیا گیا ہے۔ ہر سرگرمی کے لیے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے ایک سے زیادہ قانونی بنیادیں ہو سکتی ہیں۔.

نئی کاروباری پوچھ گچھ - ہم شناخت اور رابطے کی تفصیلات کے ساتھ ساتھ متعلقہ کیس کی ہدایات اور دستاویزات کے ساتھ حوالہ نمبر بھی لیں گے۔

قانونی بنیاد - آپ کے ساتھ معاہدے کی کارکردگی؛ مارکیٹنگ کے مقاصد کے لیے رضامندی؛ معاہدے کی وجوہات کی میعاد ختم ہونے کے بعد کاروبار کی ترقی میں جائز دلچسپی۔.

قانونی نمائندگی - ہم شناخت اور رابطے کی تفصیلات کے ساتھ ساتھ متعلقہ کیس کی ہدایات اور دستاویزات کے ساتھ حوالہ نمبر بھی لیں گے۔

قانونی بنیاد - آپ کے ساتھ معاہدے کی کارکردگی؛ مارکیٹنگ کے مقاصد کے لیے رضامندی؛ معاہدے کی وجوہات کی میعاد ختم ہونے کے بعد کاروبار کی ترقی میں جائز دلچسپی۔.

بزنس ڈویلپمنٹ - ہم شناخت (بشمول ملازمت کے عنوان) اور رابطے کی تفصیلات کے ساتھ ساتھ صنعت کی قسم اور کسی بھی متعلقہ ٹیگز کے لحاظ سے تفصیلات کو تقسیم کریں گے۔

حلال بنیاد - کاروبار کی ترقی میں جائز دلچسپی؛ رضامندی جہاں جائز دلچسپی لاگو نہیں ہوتی ہے (مارکیٹنگ کے مقاصد کے لیے)

کام کی درخواستاور ملازمین- ہم شناخت اور رابطے کی تفصیلات کے ساتھ ساتھ آپ کی ملازمت کی درخواست اور CV بھی لیں گے۔

قانونی بنیاد - آپ کے ساتھ معاہدے کی کارکردگی اور آپ کی درخواست اور CV رکھنے کے لیے رضامندی (جہاں ابتدائی طور پر کامیاب نہ ہو)۔ قانونی ذمہ داری کی تعمیل کرنا (مثلاً HMRC ریکارڈز)

ویب سائٹ، مارکیٹنگ اور سروس فیڈ بیک کے مقاصد کے لیے تجزیاتی ڈیٹا - ہم تکنیکی استعمال کا ڈیٹا لیں گے۔

قانونی بنیاد - کاروبار کی ترقی اور سروس اور مارکیٹنگ کی کارکردگی کو بہتر بنانے میں جائز دلچسپی۔.

ڈیٹا پرائیویسی کے لیے ہمارا نقطہ نظر

آپ کسی بھی وقت مارکیٹنگ یا دیگر مواد حاصل کرنے سے آپٹ آؤٹ کر سکتے ہیں جہاں رضامندی ہمارے لیے آپ کا ڈیٹا رکھنے کی قانونی بنیاد ہے۔.

ہماری ویب سائٹ آپ کو ہماری سائٹ کو براؤز کرتے وقت کوکیز قبول نہ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ براہ کرم آگاہ رہیں کہ ہماری سائٹ کے کچھ حصے مکمل طور پر کام نہیں کر سکتے ہیں جہاں رضامندی سے انکار کر دیا گیا ہے اور اس طرح ہم آپ کو مشورہ دے سکتے ہیں کہ ہماری ویب سائٹ استعمال نہ کریں جہاں کوکیز کا خیرمقدم نہیں کیا جاتا ہے۔.

ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا کو صرف ان مقاصد کے لیے استعمال کریں گے جن کے لیے ہم نے اسے جمع کیا ہے، جب تک کہ ہم معقول طور پر اس بات پر غور نہ کریں کہ ہمیں اسے کسی اور وجہ سے استعمال کرنے کی ضرورت ہے اور وہ وجہ اصل مقصد سے مطابقت رکھتی ہے۔ اگر ایسا ہوتا ہے تو ہمیں اس کی مزید وضاحت کرنے میں خوشی ہے۔ اگر ہمیں آپ کا ذاتی ڈیٹا کسی غیر متعلقہ مقصد کے لیے استعمال کرنے کی ضرورت ہے، تو ہم آپ کو مطلع کریں گے اور قانونی بنیاد کی وضاحت کریں گے جو ہمیں ایسا کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا پر آپ کے علم یا رضامندی کے بغیر، مندرجہ بالا قواعد کی تعمیل میں کارروائی کر سکتے ہیں، جہاں قانون کے ذریعہ اس کی ضرورت یا اجازت ہے۔.

ہم آپ کے ڈیٹا کو کسی تیسرے فریق کو ظاہر نہیں کریں گے اس کے علاوہ جہاں یہ آپ کو ہماری قانونی خدمات کی فراہمی کے لیے ضروری ہے۔ ہم ہمیشہ یہ چاہتے ہیں کہ فریق ثالث ڈیٹا کی حفاظت کی ضروری سطحوں پر عمل کریں اور صرف اپنے ذاتی ڈیٹا کو مخصوص مقصد کے لیے اور ہماری واضح ہدایات کے مطابق استعمال کریں۔.

ہمارے کچھ تیسرے فریق یورپی اکنامک ایریا (EEA) سے باہر مقیم ہیں لہذا آپ کے ذاتی ڈیٹا کی ان کی کارروائی میں EEA سے باہر ڈیٹا کی منتقلی شامل ہوگی۔ ہم ہمیشہ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ مناسب حفاظتی اقدامات لاگو کیے جائیں جہاں یہ آپ کو EEA کے برابر تحفظ کی مناسب سطح فراہم کرنے کے لیے ضروری ہو۔.

ہمارے حفاظتی اقدامات آپ کے ذاتی ڈیٹا کو غیر مجاز میں استعمال یا اس تک رسائی سے روکنے کے لیے بنائے گئے ہیں۔ آپ کے ذاتی ڈیٹا تک رسائی ان لوگوں تک محدود ہے جن کے پاس ایسا کرنے کی حقیقی اور جائز وجہ ہے اور وہ ہمیشہ کسی بھی صورت میں رازداری کے فرض کے تابع رہیں گے۔ جہاں ڈیٹا سیکیورٹی کی خلاف ورزی کی نشاندہی کی جاتی ہے ہم ان لوگوں کو مطلع کریں گے جن پر یہ لاگو ہوتا ہے اور ساتھ ہی ICO (جیسا کہ مناسب ہو)۔.

ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا کو صرف اس وقت تک برقرار رکھیں گے جب تک کہ ان مقاصد کو پورا کرنے کے لیے جو ہم نے اسے جمع کیا تھا، بشمول کسی بھی ریگولیٹری تقاضوں کو پورا کرنے کے مقاصد کے لیے۔ ذاتی ڈیٹا کے لیے مناسب برقرار رکھنے کی مدت کا تعین میں نے متعدد عوامل کو مدنظر رکھتے ہوئے کیا ہے جیسے کہ ذاتی ڈیٹا کی مقدار، نوعیت اور حساسیت، آپ کے ذاتی ڈیٹا کے غیر مجاز استعمال یا افشاء سے نقصان کا ممکنہ خطرہ، وہ مقاصد جن کے لیے ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرتے ہیں اور کیا ہم ان مقاصد کو دوسرے ذرائع سے حاصل کر سکتے ہیں، اور قابل اطلاق قانونی تقاضے۔.

مخصوص حالات میں، آپ کو اپنے ذاتی ڈیٹا کے سلسلے میں ڈیٹا کے تحفظ کے قوانین کے تحت قانونی حقوق حاصل ہیں۔.

اگر آپ ذیل میں بیان کردہ حقوق میں سے کسی کو استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو براہ کرم ہم سے رابطہ کریں۔.

GDPR یقینی بناتا ہے کہ آپ کو یہ حق حاصل ہے:

• اپنے ذاتی ڈیٹا تک رسائی کی درخواست کریں (عام طور پر "ڈیٹا سبجیکٹ تک رسائی کی درخواست" کے نام سے جانا جاتا ہے)۔ یہ آپ کو اس قابل بناتا ہے کہ ہم آپ کے بارے میں جو ذاتی ڈیٹا رکھتے ہیں اس کی ایک کاپی حاصل کر سکیں اور یہ چیک کر سکیں کہ ہم قانونی طور پر اس پر کارروائی کر رہے ہیں۔.
• ذاتی ڈیٹا کی اصلاح کی درخواست کریں جو ہم آپ کے بارے میں رکھتے ہیں۔ یہ آپ کو کسی بھی نامکمل یا غلط ڈیٹا کو درست کرنے کے قابل بناتا ہے جو ہم آپ کے بارے میں رکھتے ہیں، حالانکہ ہمیں آپ کے فراہم کردہ نئے ڈیٹا کی درستگی کی تصدیق کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔.
• اپنے ذاتی ڈیٹا کو مٹانے کی درخواست کریں۔ یہ آپ کو ہم سے ذاتی ڈیٹا کو حذف یا ہٹانے کے لیے کہنے کے قابل بناتا ہے جہاں ہمارے لیے اس پر کارروائی جاری رکھنے کی کوئی معقول وجہ نہیں ہے۔ آپ کو ہم سے اپنے ذاتی ڈیٹا کو حذف کرنے یا ہٹانے کے لیے کہنے کا حق بھی ہے جہاں آپ نے کامیابی کے ساتھ پروسیسنگ پر اعتراض کرنے کا اپنا حق استعمال کیا ہے (نیچے ملاحظہ کریں)، جہاں ہم نے آپ کی معلومات پر غیر قانونی طور پر کارروائی کی ہو یا جہاں مقامی قانون کی تعمیل کرنے کے لیے ہمیں آپ کے ذاتی ڈیٹا کو مٹانے کی ضرورت ہو۔ ممکن ہے کہ ہم مخصوص قانونی وجوہات کی بنا پر آپ کی مٹانے کی درخواست کی تعمیل نہ کر سکیں جو آپ کی درخواست کے وقت، اگر قابل اطلاق ہو تو آپ کو مطلع کیا جائے گا۔.
• آپ کے ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ پر اعتراض ہے جہاں ہم جائز مفاد (یا کسی فریق ثالث کے) پر انحصار کر رہے ہیں اور آپ کی خاص صورتحال کے بارے میں کچھ ہے جس کی وجہ سے آپ اس بنیاد پر کارروائی پر اعتراض کرنا چاہتے ہیں کیونکہ آپ کو لگتا ہے کہ اس سے آپ کے بنیادی حقوق اور آزادیوں پر اثر پڑتا ہے۔ آپ کو اعتراض کرنے کا حق بھی ہے کہ ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا پر براہ راست مارکیٹنگ کے مقاصد کے لیے کہاں کارروائی کر رہے ہیں۔ کچھ معاملات میں، ہم یہ ظاہر کر سکتے ہیں کہ ہمارے پاس آپ کی معلومات پر کارروائی کرنے کے لیے زبردست جائز بنیادیں ہیں جو آپ کے حقوق اور آزادیوں کو زیر کرتی ہیں۔ ہم عام طور پر اس منظر نامے میں آپ کی درخواست کو قبول کریں گے۔.
• اپنے ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ پر پابندی کی درخواست کریں۔ یہ آپ کو درج ذیل منظرناموں میں اپنے ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ کو معطل کرنے کے لیے ہم سے کہنے کے قابل بناتا ہے: (a) اگر آپ چاہتے ہیں کہ ہم ڈیٹا کی درستگی قائم کریں؛ (b) جہاں ڈیٹا کا ہمارا استعمال غیر قانونی ہے لیکن آپ نہیں چاہتے کہ ہم اسے مٹا دیں؛ (c) جہاں آپ کو ہمیں ڈیٹا رکھنے کی ضرورت ہے چاہے ہمیں اس کی مزید ضرورت نہ ہو جیسا کہ آپ کو قانونی دعووں کو قائم کرنے، استعمال کرنے یا دفاع کرنے کے لیے اس کی ضرورت ہے۔ یا (d) آپ نے اپنے ڈیٹا کے ہمارے استعمال پر اعتراض کیا ہے لیکن ہمیں اس بات کی تصدیق کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا ہمارے پاس اسے استعمال کرنے کے لیے جائز بنیادیں ہیں۔.
• اپنے ذاتی ڈیٹا کو آپ یا کسی تیسرے فریق کو منتقل کرنے کی درخواست کریں۔ ہم آپ کو، یا آپ کے منتخب کردہ تیسرے فریق کو، آپ کا ذاتی ڈیٹا ایک منظم، عام طور پر استعمال ہونے والی، مشین سے پڑھنے کے قابل فارمیٹ میں فراہم کریں گے۔ یہ حق صرف خودکار معلومات پر لاگو ہوتا ہے جسے آپ نے ابتدائی طور پر ہمیں استعمال کرنے کے لیے رضامندی فراہم کی تھی یا جہاں ہم نے آپ کے ساتھ معاہدہ کرنے کے لیے معلومات کا استعمال کیا تھا۔.
• کسی بھی وقت رضامندی واپس لیں جہاں ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کے لیے رضامندی پر انحصار کر رہے ہوں۔ تاہم، یہ آپ کی رضامندی واپس لینے سے پہلے کی جانے والی کسی بھی کارروائی کی قانونی حیثیت کو متاثر نہیں کرے گا۔ اگر آپ اپنی رضامندی واپس لے لیتے ہیں، تو ہو سکتا ہے ہم آپ کو کچھ مصنوعات یا خدمات فراہم کرنے کے قابل نہ ہوں۔ اگر آپ اپنی رضامندی واپس لینے کے وقت ایسا ہوتا ہے تو ہم آپ کو مشورہ دیں گے۔.

آپ کو اپنے ذاتی ڈیٹا تک رسائی حاصل کرنے (یا کسی دوسرے حقوق کو استعمال کرنے کے لیے) فیس ادا کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ تاہم، اگر آپ کی درخواست واضح طور پر بے بنیاد، دہرائی گئی یا ضرورت سے زیادہ ہے تو ہم ایک معقول فیس وصول کر سکتے ہیں۔ متبادل طور پر، ہم ان حالات میں آپ کی درخواست کی تعمیل کرنے سے انکار کر سکتے ہیں۔ اس میں وہ حالات شامل نہیں ہیں جہاں فائل ٹرانسفر کی درخواست کی جاتی ہے جسے ڈیٹا سبجیکٹ تک رسائی کی درخواست نہیں سمجھا جاتا ہے، اور اس لیے چارج لاگو ہو سکتا ہے۔.

ہمیں آپ سے مخصوص معلومات کی درخواست کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے تاکہ آپ کی شناخت کی تصدیق کرنے میں ہماری مدد کی جاسکے اور آپ کے ذاتی ڈیٹا تک رسائی حاصل کرنے کے آپ کے حق کو یقینی بنایا جاسکے (یا آپ کے دیگر حقوق کو استعمال کرنے کے لیے)۔ یہ ایک حفاظتی اقدام ہے اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ذاتی ڈیٹا کسی ایسے شخص کے سامنے ظاہر نہ کیا جائے جسے اسے حاصل کرنے کا کوئی حق نہیں ہے۔.

ہمارا مقصد ایک ماہ کے اندر تمام جائز درخواستوں کا جواب دینا ہے۔ غیر معمولی طور پر، اگر آپ کی درخواست خاصی پیچیدہ ہے یا آپ نے متعدد درخواستیں کی ہیں تو اس میں ہمیں ایک ماہ سے زیادہ وقت لگ سکتا ہے۔ اس معاملے میں، ہم آپ کو ہمیشہ اپ ڈیٹ کرتے رہیں گے۔.