Comment réussir un audit de conformité de licence de parrainage du ministère de l'Intérieur en 2026

Le respect des exigences relatives aux licences de parrainage est essentiel si vous souhaitez conserver votre personnel parrainé.

Chaque trimestre, le ministère de l'Intérieur publie ses données de transparence. Ces données montrent une tendance générale à la hausse des suspensions et des révocations en 2025 et 2026.

Le respect des normes est essentiel, plus que jamais !

Le ministère de l'Intérieur a le pouvoir de mener des audits de conformité inopinés en personne ; il dispose également d'une infrastructure de partage de données avec le service des impôts et des douanes britanniques (HM Revenue and Customs) et nous constatons une augmentation des mesures de non-conformité et des sanctions civiles sur la base du système PAYE.

En tant que sponsor, vous avez cinq obligations principales :

Signalement
tenue de registres
Respecter les lois sur l'immigration
Se conformer aux lois britanniques en vigueur
S’abstenir de tout comportement préjudiciable au bien public

Lors d'un audit, le ministère de l'Intérieur peut vérifier votre portail SMS (Gestion des sponsors), vos dossiers concernant vos travailleurs sponsorisés et vos systèmes/processus RH.

Signalement

La première étape de la préparation à un audit consiste à examiner minutieusement votre permis et tous les certificats de parrainage, et à vérifier que toutes les informations sont correctes et à jour. Si vous constatez des changements qui n'ont pas encore été signalés, veuillez les signaler

En tant que parrain, vous êtes tenu de signaler sur votre portail SMS tout changement de situation professionnelle ou personnelle concernant vos employés. En règle générale, les changements liés à l'activité professionnelle doivent être signalés dans un délai de 20 jours ouvrables, et les changements de situation concernant vos employés parrainés dans un délai de 10 jours ouvrables.

Le défaut de soumettre des rapports exacts et en temps voulu constitue un manquement à vos obligations de parrainage. Les manquements graves ou répétés peuvent entraîner des mesures de contrôle de la part du ministère de l'Intérieur.

Lors de la vérification des SMS, voici quelques points clés à prendre en compte :

Votre personnel clé : Bureau d’autorisation, utilisateurs de niveau 1 et contact principal. Assurez-vous que leurs coordonnées sont à jour et que ces personnes restent les plus aptes au sein de votre organisation à gérer la licence
Votre adresse professionnelle, est-elle à jour et correcte ?
Vos employés ont-ils été promus depuis leur parrainage, quel est leur titre de poste ?
Les heures de travail et le salaire de vos employés

Cette liste n'est pas exhaustive ; vous trouverez le guide complet ici.

Pour garantir une conformité continue, nous vous conseillons de prévoir un moment chaque mois pour vous connecter et rester informé(e) des changements.

tenue de registres

La deuxième étape consiste à vérifier et à organiser vos documents en vue de l'inspection du ministère de l'Intérieur.

Les employeurs doivent conserver certains documents relatifs au permis de travail et aux travailleurs parrainés. Ces documents doivent être conservés pendant au moins un an après la fin du parrainage du travailleur. Voici quelques exemples de documents à conserver :

vérifications du droit au travail
Dates des contrôles d'entrée
Preuves de recrutement
Preuve du salaire des travailleurs parrainés
Preuve du niveau de compétence
Dossier personnel du travailleur : comprenant les coordonnées, l’adresse, le numéro d’assurance nationale, les absences au travail et le contrat de travail

Cette liste n'est pas exhaustive.

Assurez-vous de disposer de processus et de systèmes adéquats pour collecter et stocker les informations nécessaires.

Par exemple, demandez-vous à vos employés de mettre à jour leurs coordonnées chaque année ? Centralisez-vous les dates d’expiration des congés afin de vérifier le droit au travail ? Comment suivez-vous les absences ?

OTB Legal propose divers services, dont la réalisation d'un audit fictif. L'un des aspects clés de cet audit est l'examen de vos documents. Ce regard professionnel et indépendant vous permettra de repérer les incohérences ou les rapports qui auraient pu être omis. Contactez-nous via le lien ci-dessous pour une consultation gratuite et en discuter plus en détail.

Préparation aux entretiens

La troisième étape consiste à préparer votre équipe aux questions qui pourraient lui être posées, afin de la mettre à l'aise avant l'entretien. Le ministère de l'Intérieur pourrait interroger vos employés lors de son audit.

Nous comprenons que, notamment pour les travailleurs qualifiés confrontés à des barrières linguistiques, le processus d'entretien puisse être intimidant. Dans le cadre de notre service de simulation d'audit, nous pouvons interviewer les membres de l'équipe afin qu'ils soient préparés à ce qui les attend du ministère de l'Intérieur.

Exemples de questions qui pourraient vous être posées :

Quelle est votre politique de recrutement ?
Comment contrôlez-vous les congés annuels ?
Où conservez-vous vos politiques et procédures ?

Pour réussir un audit du ministère de l'Intérieur, votre personnel clé doit parfaitement comprendre les responsabilités liées aux obligations de parrainage. Une fois ces obligations clairement définies, vous devez mettre en place des systèmes permettant de garantir leur respect.

Lors du contrôle, le ministère de l'Intérieur vérifiera vos documents et vos systèmes. Pour réussir le contrôle, vous devrez vous assurer que tout est cohérent et en ordre. La préparation et le respect continu des règles sont essentiels. Si vous avez mis en place des contrôles adéquats avant un contrôle inopiné, vous n'aurez pas à vous démener à la dernière minute pour préparer vos dossiers.

Si vous avez reçu une notification d'audit et que vous souhaitez vous y préparer, OTB Legal se fera un plaisir de vous aider. Si vous n'avez pas encore été informé d'un audit mais que vous souhaitez vous y préparer, nous pouvons organiser un audit blanc à tout moment. Cet exercice permet de tester la robustesse de votre système et offre également une formation précieuse aux responsables sur les attentes liées à cet audit.

Si le ministère de l'Intérieur n'est pas convaincu que votre entreprise remplit ses obligations de licence de parrainage de manière responsable, il dispose des pouvoirs suivants :

Réduisez votre allocation COS
Rétrogradez votre licence
Suspendez votre permis
Révoquez votre permis
Annulez l'autorisation de vos travailleurs parrainés
Signaler les faits à la police ou aux autorités compétentes

Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, nous vous recommandons de consulter un avocat de toute urgence.

Comment maintenir la conformité

Des contrôles réguliers sont essentiels. Nous recommandons des audits réguliers. Veillez à adopter une approche proactive en matière de conformité et à signaler tout changement à déclarer concernant l'entreprise ou les employés.

Quelques points d'action à considérer :

Journaliser des revues régulières
Enregistrer les vérifications du droit au travail et configurer des alertes pour les expirations de visa
Faites appel à des services d'audit simulé ou de vérification de conformité
Familiarisez-vous avec vos obligations de parrainage et restez informé(e) de tout changement ou mise à jour

Comment OTB Legal peut vous aider à respecter les exigences des licences de sponsor

Chez OTB Legal, nous proposons de nombreux services pour aider les entreprises à conserver leur licence de sponsor. Notre Pack Conformité fournit à votre entreprise toutes les informations nécessaires au maintien de sa licence et détaille vos obligations en tant que titulaire. Nous proposons également des Audits de Conformité, au cours desquels nous auditons vos systèmes RH et vous conseillons sur le respect de vos obligations. Ce service d'audit comprend : la détection de documents manquants ou de procédures à renforcer face à l'évolution fréquente de la réglementation en matière d'immigration ; un examen approfondi de toutes vos procédures RH ; la vérification des dossiers des employés pour garantir le respect continu des obligations liées à votre licence de sponsor ; des conseils et une assistance pour les entretiens de conformité avec UKVI ; et enfin, une analyse de votre personnel clé et de la pertinence de votre licence actuelle pour votre entreprise.

Si vous avez des inquiétudes concernant la conformité de votre licence de parrainage ou si vous souhaitez que votre entreprise soit parfaitement préparée à un audit de conformité de licence de parrainage du ministère de l'Intérieur, vous pouvez réserver une consultation initiale gratuite avec nos avocats experts en utilisant le bouton ci-dessous :

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