Problèmes courants rencontrés par les titulaires de licences de sponsor et comment les éviter
Dans cet article, nous abordons trois problèmes rencontrés par les titulaires de licences de sponsoring et proposons des solutions pour les gérer lorsqu'ils surviennent. Nous suggérons également des mesures simples pour prévenir leur apparition.
Problème n° 1 : Le seul utilisateur de niveau 1 a quitté l’entreprise
Cela arrive assez souvent. C'est relativement simple à résoudre, si vous procédez correctement.
Vous ne devez en aucun cas utiliser l'identifiant de connexion de l'ancien utilisateur de niveau 1 pour accéder au système de gestion des parrainages (SGS). Il ne s'agit pas d'un compte Netflix. Le ministère de l'Intérieur effectue des vérifications de sécurité sur tout le personnel clé avant de lui accorder un accès. Ces vérifications incluent la consultation du fichier national de police et la comparaison avec les fichiers de renseignement en leur possession. C'est pourquoi le ministère de l'Intérieur prend très au sérieux le partage d'identifiants de connexion. Il s'agit d'un des problèmes les plus fréquents qui entraînent le retrait de l'autorisation.
Vous pouvez demander un nouvel identifiant de niveau un en soumettant un formulaire de changement de situation .
Une fois un nouvel identifiant obtenu, le nouvel utilisateur de niveau 1 doit demander l'ajout d'une deuxième personne au système, également en tant qu'utilisateur de niveau 1 et disposant de son propre identifiant. Ainsi, il doit toujours y avoir au moins une personne ayant accès aux SMS.
Vous pouvez également désigner un représentant légal externe sur votre licence et demander un accès de niveau 1 pour lui.
Deuxième problème : les rapports ne sont pas remis à temps
Vous devez déclarer un certain nombre d'événements. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des problèmes pour les titulaires de licence de parrainage. Certains événements sont évidents : vous devez par exemple déclarer la cessation d'activité d'un travailleur. D'autres le sont moins, comme par exemple une fusion ou une acquisition.
Il est judicieux de demander conseil dans cette situation. Dans tous les cas, il faudra rédiger le rapport en retard et de toute urgence. Bien souvent, cela suffit.
Cependant, dans d'autres cas, des problématiques plus complexes peuvent se présenter. Par exemple, en cas de fusion ou d'acquisition, une nouvelle licence peut être nécessaire. De même, si les fonctions d'un employé ont subi une modification importante, un nouveau visa pourrait être requis.
Il est également judicieux de procéder à un examen complet du système de gestion de la sécurité (SGS) afin de s'assurer d'avoir identifié tous les rapports requis. En cas de contrôle de conformité, vous devez pouvoir garantir que votre SGS est à jour.
Problème numéro trois : vous avez oublié de renouveler votre licence de parrainage
Une licence de parrainage est valable quatre ans. Si vous parrainez un travailleur, celui-ci doit résider cinq ans au Royaume-Uni en tant que travailleur qualifié pour pouvoir s'y installer définitivement ; vous devrez donc prolonger votre licence.
Les renouvellements sont souvent manqués parce que le contact principal ou le responsable de l'autorisation a quitté l'entreprise, ou parce que les courriels de rappel atterrissent dans le dossier « courriers indésirables ».
Si vous ne renouvelez pas votre licence de parrainage, le visa de vos employés actuels sera généralement réduit à 60 jours. Si vous souhaitez continuer à les parrainer, vous devez déposer une nouvelle demande de licence en urgence. Si cette nouvelle licence est accordée, vous devrez délivrer un nouveau certificat de parrainage à l'employé, qui devra alors solliciter un nouveau visa.
Ils ne peuvent pas continuer à travailler pour vous tant que vous n'avez pas de licence de parrainage.
Il existe également des mesures que vous pouvez prendre pour tenter d'éviter que cela ne se produise.
Premièrement, inscrivez la date de renouvellement dans un calendrier central plutôt que dans le calendrier individuel.
Deuxièmement, désignez des personnes différentes comme contact principal et responsable des autorisations. Cela réduit le risque qu'une personne quitte l'entreprise ou soit en congé et manque ainsi les rappels. La raison la plus fréquente d'un oubli de renouvellement est le manque de communication avec le personnel clé.
Troisièmement, les utilisateurs de niveau 1 doivent se connecter à leur messagerie SMS une fois par mois. Le ministère de l'Intérieur y publie régulièrement des messages importants. Cela vous permet également de consulter régulièrement vos informations essentielles et ainsi de mieux anticiper les échéances de renouvellement ou les mises à jour concernant le personnel clé.
Conclusion
Le ministère de l'Intérieur ne facilite pas la conformité des sponsors. En cas de problème, il est important d'intervenir rapidement plutôt que d'espérer que tout se passe bien.
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