Vérifications du droit au travail : Que faire si une personne ne peut pas fournir ses documents relatifs au droit au travail ou prouver son statut d’immigration en ligne ?
En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que vos employés actuels — ou toute personne susceptible d'être embauchée — sont autorisés à travailler pour vous. Le site GOV.UK propose une liste de vérification du droit au travail à l'intention des employeurs, qui décrit trois types de vérifications que vous pouvez effectuer pour établir le droit au travail d'une personne.
Toutefois, il peut arriver qu'un employé actuel ou potentiel ne puisse pas vous fournir ses documents relatifs au droit au travail ou un code de partage pour la vérification en ligne. Cela peut se produire s'il a une demande, un recours ou un examen en cours auprès du ministère de l'Intérieur.
Ce blog détaillera les étapes que vous devez suivre en tant qu'employeur pour déterminer si une personne a le droit de travailler pendant qu'elle a déposé une demande et attend une décision du ministère de l'Intérieur.
Service de vérification des employeurs (ECS) – Qu'est-ce que c'est ?
Si une personne ne peut pas vous fournir son document de droit au travail ou indiquer son statut d'immigration en ligne en raison d'une demande, d'un recours ou d'un examen en cours auprès du ministère de l'Intérieur, vous devrez utiliser le service de vérification des employeurs. Ce service vous permet de vous renseigner sur le statut d'immigration potentiel de la personne et vous aide à établir un motif légal vous autorisant à l'embaucher.
Vous pouvez également utiliser ce service si une personne ne peut pas présenter son document de droit au travail ou partager du code, par exemple :
- Cette personne est arrivée au Royaume-Uni avant 1988 et ne possède aucun document prouvant son statut d'immigration ni son droit au travail
- La personne rencontre des difficultés techniques pour obtenir un code de partage afin de prouver son droit au travail.
- Vous, l'employeur, êtes dans l'impossibilité d'utiliser un service numérique pour vérifier leur droit au travail en raison d'un problème technique.
Quand dois-je faire une demande auprès de l'ECS ?
Vous devez d'abord attendre au moins 14 jours calendaires après la réception/l'envoi de la demande, du recours ou de la révision par le ministère de l'Intérieur/le tribunal avant de saisir le Service de vérification des employeurs (ECS). En effet, l'enregistrement des dossiers auprès du ministère de l'Intérieur peut prendre un certain temps. Il arrive que si vous attendez 14 jours après le dépôt de la demande, le titre de séjour de votre employé soit expiré. Toutefois, si votre employé vous a fourni la preuve du dépôt de sa demande, vous bénéficiez d'un délai de grâce de 28 jours à compter de la date d'expiration de son titre de séjour (voir ci-dessous). Vous pouvez donc continuer à l'employer sans interruption pendant que vous attendez la réponse de l'ECS.
Il est inutile de contacter l'ECS si l'emploi a débuté avant le 29 février 2008 et s'est poursuivi sans interruption depuis, car vous recevrez un avis de vérification négative, cet emploi étant hors du champ d'application du régime de sanctions civiles. Cet avis ne vous oblige à aucune démarche et n'indique pas que la personne concernée ne possède pas l'autorisation de travail requise.
De quelles informations ai-je besoin avant de soumettre une demande à l'ECS ?
Avant de soumettre une demande à l'ECS, vous devrez recueillir les informations suivantes auprès de votre employé actuel/employé potentiel :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Nationalité
- Intitulé du poste (ou intitulé du poste proposé)
- Le nombre d'heures qu'ils travaillent/travailleront par semaine
- adresse du domicile au Royaume-Uni
Si vous soumettez une demande car la personne a déclaré posséder une carte d'enregistrement de demande ou un certificat de demande (CoA), vous devez également consulter la version originale de l'un ou l'autre de ces documents
Vous devrez également fournir le nom de votre entreprise, son type et vos coordonnées dans le cadre de votre demande.
Que se passe-t-il après avoir soumis une demande à l'ECS ?
Dès réception d'une demande valide, le Service de vérification des employeurs (ECS) vise à fournir une réponse dans un délai de 5 jours ouvrables.
Vous devez informer votre employé actuel ou potentiel que vous effectuez cette vérification à son sujet.
Si vous recevez un avis de vérification positive (AVP), cela signifie que vous bénéficiez d'une exemption légale de six mois à compter de la date indiquée dans l'avis, confirmant que la personne concernée est autorisée à exercer le type de travail en question. Les informations fournies préciseront clairement si une nouvelle vérification est requise et, le cas échéant, à quelle date elle doit être effectuée. Il vous incombe donc de conserver une trace de ces dates.
En revanche, un avis de vérification négative (AVN) confirme que la personne concernée ne possède pas le droit de travailler selon la législation européenne sur le travail (ECS). Il est important de noter que la réception de cet avis ne constitue pas un motif légal d'absence.
De plus, vous devez conserver une trace de chaque document vérifié. Le site GOV.UK fournit des conseils sur la conservation des preuves.
Que faire si le dossier de mon employé a été tranché et que l'autorisation de séjour a été accordée ?
Si, pendant le délai de grâce de 28 jours suivant l'expiration de leur droit au travail, ou pendant la période PVN de 6 mois, votre employé vous informe que le ministère de l'Intérieur a pris une décision concernant son cas et lui a accordé l'autorisation de rester, vous disposerez d'une excuse légale, qui sera valable pendant que vous effectuez une vérification du droit au travail de la manière habituelle, à condition que le résultat confirme qu'il a le droit de travailler au poste pour lequel vous l'employez.
Que faire si le droit au travail de mon employé actuel ou potentiel arrive bientôt à expiration ?
Pour les employés actuels
Pour vos employés actuels, il vous incombe d'effectuer les vérifications nécessaires avant la date d'expiration de leur droit au travail. Toutefois, si ce droit est sur le point d'expirer, pas d'inquiétude : votre exemption légale reste valable pendant 28 jours calendaires après la date d'expiration (délai de grâce de 28 jours). Durant cette période, vous pouvez utiliser le Service de vérification des employeurs (ECS) pour obtenir une attestation de vérification positive (PVN) et confirmer que vous bénéficiez toujours d'une exemption légale.
Veuillez noter que le délai de grâce prendra fin avant l'expiration des 28 jours si vous recevez un avis de vérification négative de la part d'ECS.
Employés potentiels
Le délai de grâce de 28 jours ne s'applique pas aux vérifications effectuées avant le début de l'emploi, ce qui signifie que si le droit au travail d'un employé potentiel a expiré ou expire avant qu'il ne commence à travailler pour vous, vous devriez envisager de reporter la date de début d'emploi jusqu'à ce que vous soyez en mesure d'effectuer une vérification du droit au travail ou de soumettre une vérification en utilisant l'ECS.
Avez-vous d'autres questions ?
Nous comprenons que ce domaine du droit est complexe et que les conséquences du non-respect des vérifications du droit au travail peuvent être importantes. OTB Legal est là pour vous aider et se fera un plaisir de répondre à vos questions. N'hésitez pas à nous appeler, à nous envoyer un courriel ou à prendre rendez-vous ci-dessous.
