Obligations du titulaire de licence de parrainage
Les licences de sponsoring seront désormais accordées indéfiniment et toute licence arrivant à échéance le 6 avril 2024 ou aprèssera automatiquement prolongée. Si votre licence expire avant le 6avril 2024, vous devrez la renouveler, mais vous devriez obtenir un remboursement des frais.
Bien que cette nouvelle soit bienvenue, elle engendre certains risques pour les titulaires de licences de sponsoring. La période de renouvellement permettait auparavant de rappeler l'importance de vérifier la validité de sa licence. Sans renouvellement, les licences risquent de se dégrader, voire d'être tout simplement oubliées.
Il existe cinq obligations clés du titulaire d'une licence de sponsor
Il existe cinq grandes obligations dont vous devez toujours avoir conscience. Les voici :
- Signalement
- tenue de registres
- Respecter les lois sur l'immigration, y compris les directives du parrain
- Se conformer à la législation britannique en vigueur, notamment au droit du travail
- S’abstenir de tout comportement ou action qui ne soit pas conforme au bien public.
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Nous avons mis en évidence quelques points clés à retenir.
Vos obligations de parrainage s'appliquent tant que vous détenez votre permis, même si vous ne parrainez aucun travailleur
Auparavant, le non-renouvellement de votre licence de parrainage entraînait son expiration et la cessation automatique de vos obligations de parrainage. Ce n'est plus le cas : vous devez donc continuer à respecter la réglementation, même si vous ne parrainez actuellement aucun travailleur. Vous pouvez restituer votre licence si vous n'en avez plus besoin.
Vos obligations de déclaration ne concernent pas uniquement les travailleurs parrainés
Les rapports concernant le salarié sont généralement plus faciles à mémoriser. En revanche, les changements qui affectent l'entreprise dans son ensemble sont souvent oubliés. Il peut s'agir, par exemple, d'un déménagement ou d'un changement de taille de l'entreprise, passant de petite à moyenne ou grande structure.
Tout changement de propriétaire de l'entreprise, comme la vente de la majorité des parts ou même une modification de sa structure, doit être déclaré. Dans certains cas, une nouvelle licence de parrainage peut être nécessaire.
Souvent, les décisions concernant ce type de questions sont prises sans que les décideurs ne réalisent que cela pourrait affecter la licence du sponsor. C'est pourquoi il est important de désigner un responsable des autorisations à un poste de direction au sein de l'organisation, qui soit au fait de ces enjeux.
N'oubliez pas votre personnel clé
Vous devez désigner un employé ou un directeur en poste pour occuper les trois rôles clés de la licence de parrainage : responsable de l’autorisation, contact principal et utilisateur de niveau 1. Une même personne peut occuper ces trois fonctions. Toutefois, si cette personne quitte l’entreprise ou est en congé prolongé, vous devez nommer une nouvelle personne de toute urgence.
Vous devez également désactiver les identifiants de connexion de toute personne qui quitte l'entreprise. N'oubliez pas : vous ne devez en aucun cas partager les identifiants de connexion au système de gestion des sponsors. Si un utilisateur de niveau 1 a quitté l'entreprise, vous pouvez utiliser un formulaire papier pour obtenir un nouvel identifiant.
Soyez proactif
Si vous constatez que votre licence de parrainage a expiré, il est important d'agir rapidement. En cas de révocation, vous disposerez d'un délai de carence de 12 mois avant de pouvoir en demander une nouvelle. Même après ce délai, l'obtention d'une nouvelle licence sera plus difficile compte tenu de la révocation antérieure.
Demandez conseil
Il est important de bien comprendre les démarches à suivre avant de soumettre des rapports sur le système de gestion des commandites, surtout si vous les soumettez en retard. Certains changements peuvent avoir des conséquences inattendues. Par exemple, en cas de changement de propriétaire, vous pourriez devoir demander une nouvelle licence.
Chez OTB Legal, nos avocats experts vous accompagnent dans vos démarches de mise en conformité avec les exigences de licence de sponsor. N'hésitez pas à nous contacter pour toute assistance. Nous proposons un service flexible et adapté à vos besoins et à votre entreprise.
